読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

Konifar's WIP

親方!空からどらえもんが!

質問された時は相手が何を聞きたいかを意識した方がいい

仕事

後輩に「今やってるやつ今日中に終わりそう?」と聞いた時に、 「あ、今◯◯をやっていて、△△という状態ですね…」みたいな返事をされて、質問に対して返答がちょっと噛み合ってないなぁと感じることがあります。

後輩が頑張ってることはよく知ってるんですがちょっと注意したくて、けどどう伝えればいいのか自分でもわからないので、思考整理しておこうと思います。

結論から言うと、 質問された時は自分が何を伝えたいかよりも相手が何を聞きたいかを意識した方がいいよという話です。もちろん質問される相手や状況にもよりますが、今回は仕事で何か質問された、というケースで考えてみます。

相手が何を聞きたいかを意識する

質問には必ず意図があります。 質問する人は何かを知りたくて質問している、ということです。

例えば、「あの仕事どのくらいで終わりそう?」と聞かれた場合、何時に確実に終わるか把握して後続タスクとの調整をしたいのかもしれません。こういう質問をされると、「自分がちゃんとやってること伝えなきゃ…!」と感じてしまうかもしれませんが、実際には今やってることはどうでもよくて、純粋にいつ終わるのかを聞きたいわけです。

相手の質問の意図を意識しないと、お互いに噛み合ってない感じの空気になって、「質問にちゃんと答えて」と注意されてしまったりします。

相手の聞きたいことに簡潔に答える

「あの仕事どのくらいで終わりそう?」という質問に対してよくありがちなのは、「今◯◯をやっていて、他に△△がありますから…」みたいな感じで自分の状況を最初に長々と話してしまうケースです。

これは自分も昔同じことをやってたので気持ちはすごくよくわかるんですよね。何時に終わるかを聞かれているということはわかっていても、相手に理解してもらえないのが不安で、自分の状況から詳しく説明してしまうわけです。その結果、「で、どのくらいで終わりそうなの?」と質問を繰り返されてしまったり。

相手の聞きたいことには、簡潔に一言で答える癖をつけた方がいいです。例えば先のケースだと、 「早くて16時くらい、最悪でも今日中には終わると思います」みたいな回答がよさそうです。もちろん状況によって質問の意図が違うこともあるので何とも言えないですが。

どうしても癖で簡潔に答えられない時は、回答の頭に 「結論から言うと」という接頭語をつけるようにしてみるといいかもしれません。最初はうまくできないかもしれませんが、まずは意識してみることが大事じゃないかなぁと思います。

聞きたいことを確認する

そもそも何を聞きたいのか全くわからなかったり、聞きたいことに答えたつもりなのになんだか腑に落ちない顔をされたりすることもあります。

こういう時は、聞きたいことが何なのか認識を合わせた方がいいです。素直に何をどうして聞きたいのかを確認してみるのがいいと思います。 「ちょっと質問の意図を教えてもらえますか?」みたいな感じで聞くといいかもしれません。「なんで質問してるか意味不明なんですけど」みたいな嫌な感じに捉えられないように注意すれば問題ないと思います。

新卒の方なんかは「こんなこと聞き返したら出来の悪い奴みたいに思われるかもしれないし怖いなぁ」と思うかもしれませんが、むしろ最初にわからないことを伝えて認識を合わせてもらえるとすごく助かります。認識ずれたまま意図に沿わない回答をしてしまうよりは全然いいんじゃないかなぁと思うので、あまり臆せず正直に聞き返すのがいいと思います。

わからないと言う回答もある

自分の状況を最初に話してしまう理由の一つとして、質問に明確に答えられないというのもあるかもしれません。

「いつ終わる?」と聞かれて、「いつ終わるか分からないや…けど何か答えなきゃ…!」と焦ってとにかく自分のことを伝えようとしてしまうケースです。こういう場合は回答が難しいんですが、「わからない」というのも回答になるということを覚えておくといいです。

もちろん「わからない」だけだと話が進まないので補足する必要はありますが、質問に対しては最初に簡潔に回答するのが大事です。

例えば、「すみません、いつ終わるかわかりません。何も問題なくスムーズに行けば18時までに終わると思いますが、未知数な部分も多くて何とも言えないです」みたいな感じです。

質問する側も工夫できる

質問受ける側がそんなに色々意識しなきゃいけないの?と感じるかもしれません。これはまさにその通りで、質問する側も、自分が何を聞きたいか相手に伝える工夫が必要です。

先の例だと「あの仕事、もし18時以降までかかりそうなら先に30分くらい打ち合わせしたいんだけど、18時までに終わる?」みたいな感じですね。こうすると相手はYes、Noで返せるので答えやすいです。 質問の意図を察して簡潔に答えるのって意外と難しいので、相手が答えやすいように質問する側も意識するべきなんじゃないかなぁと思います。

まとめ

質問される側の心構えとして、 相手の聞きたいことを意識して簡潔に答える、うまく伝わらなければ聞きたいことを確認してみる というのを頭に置いておくとよいです。

結局お互いの思考を減らすように意識し合うことが大事だよねって話なので、自分も何か質問する時はなるべく相手に伝わるように工夫しようと思います。

だいぶ整理できたので以上です。